I den här artikel förklarar vi vad PEPPOL BIS BILLING 3.0 är och hur Peppol nätverket fungerar i förhållande till Visma Net.
PEPPOL - för dig som skickar fakturor via AutoInvoice
1. Vad är PEPPOL BIS BILLING 3.0
2. Hur vet jag om jag skickar med PEPPOL-format eller inte?
3. Vad är ett PEPPOL-id?
3.1 GLN-nummer och PEPPOL-id
4. Registering av PREFIX på kunder i Visma Net med GLN-nummer
5. Fält och dess referenser
6. Hur kan jag se vilka företag som finns i PEPPOL-nätverket?
7. Granska fakturan innan du skickar den
8. Hur gör jag för att skicka om en faktura som stoppats
PEPPOL BIS BILLING 3.0 - ett utgående format för dig som skickar fakturor via AutoInvoice.
Peppol BIS Billing 3 är ett standardiserat format enligt den europeiska normen (EN16931). Det är speciellt utformat för att användas i Peppols nätverk för e-fakturor och kreditfakturor och är obligatoriskt för alla aktörer inom nätverket. I Sverige är det ett krav att myndigheter och enheter tar emot fakturor i detta format. Leverantörer är lagligt skyldiga att skicka e-fakturor i enlighet med denna europeiska standard.
1. Vad är PEPPOL BIS BILLING 3.0
PEPPOL BIS BILLING 3.0 är en typ av xml-fil (textfil) som följer en europeisk standard och är det format som används när elektroniska dokument skickas mellan företag inom PEPPOL-nätverket. Det är också det format som SFTI utsett som standard i Sverige.
2. Hur vet jag om jag skickar med PEPPOL-format eller inte?
Om bocken “Skicka med PEPPOL-format” är ikryssad under fönster Kundreskontra (AR101000) skickas de fakturor som har bocken “Skicka till Autoinvoice” i ett filformat som heter PEPPOL BIS BILLING 3.0.
3. Vad är ett PEPPOL-id?
För att ansluta sig till Peppol behövs ett Peppol-id. Ett Peppol-id är den elektroniska adress som används för att identifiera parter inom Peppol:s infrastruktur. Peppol-id är i de flesta fall en organisations organisationsnummer med ett prefix, exempelvis så är Diggs Peppol-id 0007:2021006883. Prefixet 0007 står för svenskt organisationsnummer.Det är organisationen (köparen/säljaren) själv som väljer sitt Peppol-id, och informerar sin accesspunkt vid registreringen i Peppol. Även om man vid ett senare tillfälle byter accesspunkt behåller man ändå sitt Peppol-id, men man måste koppla om det till den nya accesspunkten. Denna migrering från en accesspunkt till en annan bistår accesspunkten med.
I Peppol-ID 0007:5512345678 betyder första delen 0007 att det är ett svenskt organisationsnummer. Den andra delen är själva numret.
3.1 GLN-nummer och PEPPOL-id
Vissa mottagare (exempelvis Stockholms stad) tar emot via flera olika avdelningar och behöver därmed använda sig av olika GLN. Ett GLN, eller en unik elektronisk adress borde det mer korrekt kallas, kan bestå av olika många siffror. Ett PEPPOL-ID baserat på GLN inleds med prefixet 0088.
I Peppol-ID 0088:731000011111 betyder första delen 0088 att det är ett GS1 GLN. Den andra delen är partens GLN.
4. Registering av PREFIX på kunder i Visma Net med GLN-nummer
För att GLN ska följa med i filformatet när fakturan skickas från Visma Net behöver du göra följande.
1. Gå in på kundkortet och gå in under fliken Platser. Där klickar ni på hyperlänken för kundplatsen. Finns det fler kundplatser upplagda så väljer ni den plats som resp. GLN-kod gäller för.
2. Under fliken Generell informtion lägger ni in GLN
3. Under fliken Inställningar för AutoInvoice lägger ni in koden 0088 i fältet för Schema för elektronisk adress.
Man behöver endast lägga in prefixen 0088 på de företag som finns i PEPPOL-nätverket med PEPPOL-ID som har prefix 0088 eller om mottagaren inte finns i PEPPOL men vi ändå vill att GLN ska följa med i filen istället för org.nr.
5. Fält och dess referenser
När man börjar skicka med det nya formatet ska man vara uppmärksam på vart referensen ska anges som mottagaren önskar. I fönster Kundfakturor är referensfälten mappade enligt följande:
6. Hur kan jag se vilka företag som finns i PEPPOL-nätverket?
Det är enkelt att ta reda på vilka företag som är anslutna till PEPPOL-nätverket och kan ta emot elektroniska fakturor genom att söka i PEPPOL:s offentliga register påhttps://directory.peppol.eu/public/
7. Granska fakturan innan du skickar denI Kundfakturor-fönstret kan du, under Åtgärder, generera ett XML-utkast efter att du har sparat en skapad faktura. Därefter kan du ladda ner textfilen på din dator för att granska den.
8. Hur gör jag för att skicka om en faktura som stoppats
Om du vill skicka en faktura igen med precis samma innehåll gör man följande:
- Klicka dig in på fakturan i Autoinvoice-modulen
- Ändra momsreg.nr (VAT-nr) på kundkortet.Välj önskat sändsätt, e-faktura, e-post eller pappersfaktura. Säger felmeddelandet att VAT-nr är felaktigt måste fakturan korrigeras på kunden i Visma Net först
- Gå till fönster Kundfakturor och sök fram fakturan.Välj Resend
- Under fliken Fakturaadress bocka ur “skickad till Autoinvoice”. (Om bocken är utgråad så gå till Åtgärder och välj “Hämta status från Autoinvoice” först. )
- Under Åtgärder, välj att “Skicka till Autoinvoice” på nytt
PEPPOL - för dig som tar emot fakturor via AutoInvoice
1. Vad är en accesspunkt
2. Hur gör jag för att registrera mig som mottagare i PEPPOL-nätverket
3. Informa leverantörer
PEPPOL - för dig som tar emot fakturor via AutoInvoice
Företag som tar emot elektroniska fakturor eller andra dokument är de enda som kan ansluta sig till PEPPOL-nätverket. Detta görs genom en accesspunkt. Genom att vara synliga i nätverket underlättar det för företag att hitta varandra, vilket i sin tur kan öka antalet elektroniska fakturor som tas emot.
1. Vad är en accesspunkt
En accesspunkt kan vara en VAN-operatör, en fakturaväxel eller ett system som har förbundit sig att vara väl informerade om format och regler inom PEPPOL-nätverket. På så sätt säkerställer de att mottagarna, som har dem som accesspunkt, alltid kan ta emot fakturor i PEPPOL BIS BILLING 3.0-formatet.
2. Hur gör jag för att registrera mig som mottagare i PEPPOL-nätverket
Om ni tar emot elektroniska fakturor via Autoinvoice-tjänsten och får in dem i Visma Net den vägen kan det vara lämpligt att även ha Visma Autoinvoice som accesspunkt.
- Gå till Autoinvoice-modulen
- Gå till flik Invoice Receiving
- Klicka på “Activate” där det står PEPPOL network
Under processen aktiverar Visma ert företag som accesspunkt i PEPPOL-nätverket. När aktiveringen är klar, vilket kan ta en kort stund, kommer ni att se ert PEPPOL-ID bredvid knappen som ni precis klickat på.
Om det fortfarande visas som "Pending" kan det bero på att ni redan är registrerade i PEPPOL-nätverket genom en annan accesspunkt, till exempel om ni tidigare har använt ett annat affärssystem. För att ta reda på vilken accesspunkt ni har kan ni söka efter ert PEPPOL-ID på följande länk: https://my.galaxygw.com/participantlookup
https://my.galaxygw.com/participantlookup
Ange 0007 i första fältet och ert org.nr i en följd i det andra fältet.
För att aktivera via Visma Autoinvoice behöver ni först kontakta er nuvarande accesspunkt och be dem att avregistrera er. Om ni inte gör detta kommer fakturor inom PEPPOL-nätverket fortsätta att skickas till er gamla accesspunkt, vilket kan skapa problem om ni inte längre använder det systemet.
3. Informa leverantörer
Informera era leverantörer om att ni kan ta emot elektroniska fakturor och vad ert PEPPOL-ID är så de kan ange korrekt uppgifter på sin sida.