Dokumentet innehåller instruktioner för förberedelser inför inventering i Visma Net, inställningar av inventeringstyp och orsakskod samt praktiska tips och riktlinjer för att effektivisera inventeringsprocessen.
Inventering i Visma Net
Inställningar för inventering:
Navigera till arbetsytan Lager och sedan fönstret Inventeringstyp (IN2089PL). Här skapar vi en inventeringstyp som vi använder för att styra vad det är vi ska inventera. I detta fall har vi generingsemtoden "Fullständig inventering”.
Skapa en orsakskod för ”Avvikelse vid inventering” som anger kontot och koddelssträngen för lageravvikelsen. Detta i arbetsytan för lager och sedan Orsakskoder under Egenskaper (CS2110PL).
Aktuell orsakskod ska sedan anges i egenskaper för lager (IN101000).
Förberedelser & att tänka på
- Bestäm period och datum för inventering, ex helg eller månadsslut. Om ni skall inventera inför ett årsbokslut den 31 december måste inventeringen ske och registreras den 31 december eller tidigare.
- Det är inte frysdatum som bestämmer bokföringen av inventeringen. Ska bokföringen ske 31 december och inventeringen slutförs i januari måste systemdatum på inloggad användare som ska frisläppa inventeringen vara ändrad. Hur systemdatum ändras beskrivs längre ner men även i denna artikel.
- Under själva inventeringsprocessen är det viktigt att inga leveranser eller utleveranser av varor genomförs. Detta innebär att ingen hantering av varor får ske från det att inventeringen förbereds tills den är helt avslutad och registrerad.
- Artiklar inkluderas i Visma Nets lagersaldo så snart inleveransen är frisläppt. Detta innebär att artiklarna räknas med i lagersaldot även innan leverantörsfakturan har skapats eller godkänts.
- Ännu ej utlevererade artiklar skall räknas med vid inventeringen. Det vill säga utleveranser som har status parkerad eller öppen.
Ändring av systemdatum vid inventering
Inventeringen som generas får dagens datum vilket i detta exempel är 2024-03-11. Vi inventerar (räknar) produkten som finns med på inventeringen några dagar senare men vill att ändringen ska bokföras sista februari 2024. Bokföringen ska med andra ske sista februari och inte i mars.
För att vi ska få konteringen/lagerjusteringen att ske i februrari och inte i mars behöver vi innan vi slutför inventeringen ha bytt systemdatum.
Ändra systemdatum gör man under sitt användarnamn uppe till höger i webbläsaren och sedan på datumfältet.
Ändra datumet och tryck på OK.
När vi nu slutför inventeringen kommer datumet för bokföringstransaktionen bli 2024-02-29. Navigera till fliken Justeringsinformation och tryck på ref.nr för justering,
Vi ser då att justeringen fick datum i februari.
Inventeringsflöde
Förbered inventeringen genom att välja Typ-ID ” och generera en lagerinventering. Detta gör vi i rutinen som heter "Förbered inventering" (IN504000) i arbetsytan lager.
Man kan i Förbered inventering manuellt välja vilka artiklar som skall inkluderas i inventeringen.
Inom vald inventeringstyp kan nu man välja vilka artiklar som skall ingå i inventeringen. Klickar man på Generera lagerinventering kommer endast de markerade artiklarna att ingå i inventeringen.
Genom att välja Generera lagerinventering, alla, kommer eventuella val av artiklar att ignoreras och istället kommer alla artiklar från listan att ingå i inventeringen
Inventeringsgranskning
Nästa steg efter att man valt vilka produkter det är som ska inventeras arbetar man i fönstret Inventeringsgranskning. Inventering har påbörjats och inventeringen har status Räkning pågår. Inga utleveranser eller inleveranser ska från detta steg nu inte göras.
Status på inventering
- Räkning pågår: Har denna status fram till att inventeringen antingen avslutas, slutförs eller avbryts.
- Registering: Får denna status när vi valt att avsluta inventeringen. Vi kan även när inventeringen har status Registering ändra det inventerade antalet.
- Slutförd: Inventeringen får denna status efter att man tryckt på knappen Slutför inventering.
- Avbruten: Inventeringen får denna status efter att man tryckt på knappen Avbryt inventering. Efter detta kan man inte göra något mer med inventeringen.
Knappval
- Avsluta inventering: När samtliga artiklar på inventeringen har registrerats tryck då på "Avsluta inventering". Inventeringen byter då status till Registering.
- Slutför inventering: Efter att vi klickat på slutför inventering kommer en justering (bokföring) skapas med eventuella lagerändringar om sådana fanns på inventeringen. Efter detta går det inte att redigera inventeringen något mer.
- Avbryt inventering: Avbryter hela inventeringen. Inga lagerändringar eller bokföring skapas.
Inventeringsdetaljer
- Status:
- Ej angivet: När vi inte har angett ett inventerat antal
- Angivet: När vi har angett ett inventerat antal
- Hoppad över: När vi har tryckt på knappen "Sätt ej angivet till hoppad över".
- Antal i lager: Det fysiska antalet av produkten som ska finnas på lager
- Inventerat antal: Det fysiska antalet vi räknat finns.
- Avvikelse mot antal i lager - st: Differensen som uppstår mellan värdet i antal i lager och inventerat antal. Kan då både ha negativa och positiva värden.
- Inpris: Den kostnad som hämtas till inventeringen per st är Senaste inpris.
- Ext. kostnadavvikelse: Differensens värde utifrån det fysiska antalet kontra det inventerade antalet.
- Orsakskod: Hur inventeringen ska konteras bestäms baserat på vald orsakskod.
När man är färdig med sin inventering är då sista steget att trycka på Slutför inventering. Det som sker då är att en justering (i arbetsyta lager) skapas vilket vi hittar under fliken Justeringsinformation. Väl inne på den ser vi lagertransaktionerna som skapats baserat på inventeringen.
