Checklista med punkter att kontrollera när månaden ska stängas.
Checklista vid månadsbokslut i Visma Net
Vid månadsslutet är det viktigt att gå igenom följande punkter, som du hittar under avsnittet Redovisning – Rutiner – Stäng perioder (GL50300S)
I det angivna fönstret kan du klicka på varje länk för att exempelvis kontrollera om alla periodiseringar är korrekt utförda.
Öppna kund- och leverantörsreskontraposter
För att enkelt kontrollera transaktioner i reskontran, gå till antingen kundreskontra – rapporter – obetalda fakturor historik (AR630500) eller leverantörsreskontra – rapporter – obetalda fakturor historik (AP630500).
Här nedan finns ett exempel för kundreskontra:
Flytta leverantörsfakturor till nästkommande period
Om det finns leverantörsfakturor som ännu inte är godkända när det är dags att avsluta månaden, kan du flytta dem från den nuvarande perioden till nästa period. Detta görs genom en rutin under Leverantörsreskontra – Förbered stängning (AP50700S).
Där visas alla leverantörsfakturor som ännu inte har bokförts fram till den nuvarande perioden. Därefter väljer du också vilken period fakturorna ska flyttas till. Se nedan exempel.
Om du behöver reservera ett belopp för den aktuella månaden, kan du enkelt exportera listan till Excel för att summera beloppen och sedan göra reservationen i den aktuella perioden. För att flytta fakturor till nästa period - markera de fakturor som behöver flyttas och klicka på "Flytta till period", och om alla fakturor i listan ska flyttas till den nya perioden, klicka på "Flytta alla till period".
OBS! När du flyttar leverantörsfakturor till nästa period är det viktigt att tänka på hur du hanterar periodiseringsnycklar. Om du använder fasta periodiseringsnycklar, där du fördefinierar att periodisering ska ske tre perioder framåt, kommer detta att påverkas när du flyttar fakturorna. Däremot, om du använder flexibla periodiseringsnycklar där du kan ange start- och slutdatum för periodisering, kommer detta inte utgöra något problem.
När du har sammanställt beloppen i Excel och flyttat fakturorna, gå till Meny - Redovisning - Verifikationsregistrering för att skapa ett nytt verifikat. Ange konton och belopp som ska reserveras för den aktuella perioden. För att verifikatet automatiskt ska vändas i nästa månad, se till att markera rutan "Autoreversering". Detta innebär att om du bokar ett verifikat i mars, kommer det automatiskt att vändas den 1 april.
Omvärdera kund- och leverantörsreskontra
För att omvärdera kund- och leverantörsreskontran samt valutakonton, navigera till Meny – Fler val – Valutahantering. Där kan du utföra tre olika rutiner för att säkerställa korrekta värderingar och uppdateringar av konton relaterade till kunder, leverantörer och valutor.
Exempel omvärdering leverantörsreskontran
Välj först den period – då kommer fältet ”Startdatum valuta” automatiskt att vara sista dagen i den valda perioden. Därefter väljer du valutan för omvärderingen – då visas alla öppna leverantörsfakturor som kan omvärderas. Här kan du se det ursprungliga saldot enligt den kurs det registrerades i. Du kan även se det omvärderade saldot enligt kursen på periodens sista dag, samt differensen och det som kommer att bokföras på den sista dagen i den aktuella perioden.
Välj de leverantörsfakturor som du vill omvärdera (eller välj alla) och klicka på "Omvärdera".
Systemet kommer nu att boka denna omvärdering och automatiskt vända verifikatet den första nästkommande perioden. Detta kommer inte påverka saldot på leverantörsskulder under den kommande månaden.
Omvärdering av huvudbokskonton (valutakonton)
När du behöver omvärdera valutakonton görs det på samma plats som vid omvärdering av kund- och leverantörsreskontran. Denna rutin kallas "Omvärdera konton för huvudbok" (CM506000).
Välj period och valuta här också. Då visas de valutakonton i den valutan du har valt som kan omvärderas.
På samma sätt som vid omvärdering av kund- och leverantörsreskontran kan du se det ursprungliga saldot, det omvärderade saldot och differensen som kommer att bokföras.
En viktig skillnad mellan omvärdering av kund- och leverantörsreskontran och omvärdering av huvudbokskonton är att omvärderingar av huvudbokskonton (valutakonton) inte automatiskt vänds nästkommande månad, utan behålls som värdet på valutakontot.
Stäng arbetsytor vid olika tillfällen
Det finns också en möjlighet att stänga olika arbetsytor vid olika tillfällen. Under varje arbetsyta i menyn finns en rutin som kallas "Stäng perioder". I nedan exempel har vi från Kundreskontra.
Välj den aktuella perioden som ska stängas och klicka sedan på ”Ej godkända dokument” för att kontrollera om det finns några dokument som har lagts in för den perioden men ännu inte bokförts. Om det inte finns några dokument som är ej bokförda för den valda perioden, tryck sedan på ”Stäng perioder”.
Rekommenderade rapporter och förfrågningar
- Periodisering kostnader saldo per konto – för att säkerställa att periodiseringen matchar saldot på periodiseringskonton.
- Saldoberäkning anläggningstillgångar per konto – där kan du se köp och total avskrivning per konto under den månad du gör avstämning.
- Redovisning – Kontodetaljer – Genom att söka på ett konto kan du enkelt se dess saldo och filtrera fram information per en specifik koddel. Nedan finns ett exempel:
- Kundreskontra översikt – en förfrågan som gör det enkelt att få en översikt över obetalda fakturor för en specifik kund och sedan smidigt exportera dem till Excel vid behov.