I denna artikel går vi igenom hur du kan återkalla en leverantörsfaktura som exempelvis har skickats till Visma Net Approval felaktigt, eller om dokumentet har godkänts felaktigt.
I Visma Net Approval kan du hantera och godkänna leverantörsdokument innan de betalas. Om du av misstag har skickat ett dokument till fel attestant, eller om ett dokument felaktigt har godkänts, och behöver återkalla begäran om godkännande kan du enkelt göra det i Visma Net. Nedan följer en guide för hur du återkallar attestbegäran.
Om fakturan har skickats till fel attestant
Beroende på det attestflöde som är konfigurerat för er organisation kommer fakturan att skickas till den person som är angiven som första godkännare. Denna konfiguration kan variera mellan olika organisationer och beror på hur attestflödet har definierats i systemet. Informationen om denna godkännare kan exempelvis hämtas från koddelen, där du kan se vilken användare som är kopplad till den specifika koden för fakturan. Det är viktigt att ha rätt godkännare för att säkerställa en smidig och korrekt granskning av fakturor.
Om fakturan av misstag har skickats till fel attestant och dess status i systemet är "Väntar", kan du enkelt navigera till den aktuella leverantörsfakturan i fönstret för Leverantörsfakturor (AP3010PL) och leta upp den specifika fakturan du vill åtgärda. När du har hittat fakturan, klicka på "Avbryt begäran om godkännande" som finns i övre delen av fönstret. Denna knapp ger dig möjlighet att snabbt återkalla godkännandebegäran, vilket är en viktig funktion för att hantera felaktiga attesteringar effektivt. När du klickar på denna knapp kommer fakturan att få status "Avbruten" i systemet, vilket innebär att den kan skickas iväg för attest igen. Detta gör att processen kan börja om och den kan nu skickas till rätt attestant för godkännande.
När fakturan har denna statuysen kan du enkelt justera konteringen på fakturan om du skulle önska ändra konto eller koddel, exempelvis. Om du önskar en annan första attestant än den som är konfigurerad i ert specifika attestflöde, kan du enkelt överstyra detta. Gå till fliken för godkännandedetaljer och lägg till den nya första godkännaren i fältet "Första godkännare". Det är viktigt att den nya godkännaren har rätt behörigheter för att kunna hantera attesteringen av fakturan.
Du kan också utföra samma åtgärd i fönstret "Fakturor Approval". Här kan du filtrera efter status och avbryta begäran om godkännande. Genom att filtrera på statusen "Väntar" har du möjlighet att markera de specifika fakturor du vill dra tillbaka begäran för, eller så kan du dra tillbaka begäran för alla fakturor i listan. För att göra detta, klicka på kryssrutorna bredvid de fakturor du vill återkalla begäran för, och tryck sedan på knappen "Avbryt begäran om godkännande" längst upp i fönstret. Detta blir särskilt användbart när du har många fakturor som behöver hanteras samtidigt, vilket sparar tid och gör processen mer effektiv. När du har genomfört dessa steg kommer de fakturorna som har återkallats återigen att vara tillgängliga för korrekt attestering.
Om fakturan har godkänts felaktigt
Om fakturan har godkänts av misstag kan du enkelt starta ett nytt godkännandeflöde direkt från fakturan. Detta innebär att, trots att fakturan redan är godkänd, kommer den att skickas tillbaka för ny granskning och ändra status till "Väntar". I detta läge har du möjlighet att redigera fakturan och justera olika uppgifter, såsom:
- Kostnadskonto
- Datum
- Förfallodatum
- Artikel
- Belopp
Observera att detta förutsätter att fakturan har statusen "Balanserad". En "Balanserad" faktura innebär att den inte är bokförd. Om fakturan däremot har statusen "Öppen" och är frisläppt, innebär det att den har bokförts och låsts för ändringar och kan således inte påbörja ett nytt godkännandeflöde. För att återföra fakturan till godkännandeprocessen efter att du har gjort de nödvändiga ändringarna, navigera till fönstret Leverantörsfakturor (AP3010PL), välj den aktuella fakturan, gör de önskade ändringarna och klicka sedan på "Påbörja nytt godkännandeflöde".
