I denna artikel går vi igenom vilka alternativ du har när det kommer till kreditering av kundfakturor.
Det finns olika sätt att kreditera en kundfaktura i Visma Net och i denna artikeln går vi igenom tre; Skapa fristående kreditfaktura och skapa kreditfaktura från befintlig kundfaktura genom att Reversera och använd på nota samt Reversera.
Skapa en fristående kreditfaktura.
Att skapa en fristående kreditfaktura innebär att man genererar en kreditfaktura som inte är kopplad till en specifik kundfaktura. Detta kan vara användbart i situationer där det inte finns en direkt koppling till en tidigare utfärdad faktura, eller när kreditfakturan avser fler än en kundfaktura. För att skapa en fristående kreditfaktura, följ dessa steg:
1. Navigera till fönstret för Kundfakturor (AR3010PL) som hittas under Transaktioner i arbetsytan Kundreskontra.
2. Klicka på + och välj alternativet Kreditfaktura i fältet Typ.
3. Fyll i information om kunden, inklusive namn, adress och eventuella referensnummer som gäller kreditfakturan.
4. Klicka på + under fliken Rader för att specificera de varor eller tjänster som önskas krediteras, inklusive kvantitet och pris.
5. Under fliken Motpost kan du specificera om du vill matcha kreditfakturan mot en annan debetfaktura och även ange fakturanumret på den fakturan man önskar matcha kreditfakturan med. Här är det även möjligt att lägga till fler än en faktura som man önskar matcha kreditfakturan med.
6. Granska, spara och frisläpp kreditfakturan om allt ser korrekt ut. Efter frisläppning har både kreditfakturan och debetfakturan status stängd, vilket innebär att de är matchade mot varandra.
7. Om ingen debetfaktura specificeras i steg 5 under motpost i fönstret Kundfakturor (AR3010PL) skapas en fristående kreditfaktura och fakturorna är ännu inte matchade mot varandra. För att matcha fakturorna mot varandra - navigera till fönstret Kundinbetalningar (AR302000) och välj den skapade kreditfakturan. Klicka sedan + under fliken Betalningsrader och välj den önskade kundfakturan i kolumnen Fakturanummer som kreditfakturan ska matchas mot.
8. Om allt ser korrekt ut - spara och sedan frisläpp. Fakturorna är nu matchade mot varandra och har fått statusen stängd i fönstret Kundfakturor (AR3010PL).
Skapa kreditfaktura från befintlig kundfaktura:
I många fall kan det vara mer effektivt att skapa en kreditfaktura direkt från en befintlig kundfaktura. Detta görs vanligtvis om en kreditfaktura ska skapas automatiskt med informationen från en befintlig kundfaktura. För att skapa en kreditfaktura från en befintlig kundfaktura finns det två åtgärder som kan användas; Reversera och använd på nota samt Reversera. Genom att använda åtgärden Reversera och använd på nota så skapas en kreditfaktura automatiskt som efter frisläppning matchas mot den ursprungliga fakturan och båda fakturorna får status stängd. Denna åtgärd är fördelaktig att använda om kreditfakturan inte ska skickas till kund, exempelvis om man önskar kreditera en kundfaktura som ännu inte har skickats till kund.
Reversera och använd på nota
1. Sök upp den aktuella kundfakturan i systemet genom navigera till fönstret Kundfakturor (AR3010PL) som hittas under Transaktioner i arbetsytan Kundreskontra.
2. På den aktuella fakturan, under Åtgärder - Välj alternativet Reversera och använd på nota för att skapa en kreditfaktura från den valda fakturan.
3. Då kommer du automatisk få upp en ny faktura med Kreditfaktura i fältet Typ. Systemet har då automatiskt fyllt i informationen från den ursprungliga fakturan. Kontrollera att uppgifterna stämmer.
4. Gör nödvändiga justeringar av belopp eller artiklar om det behövs.
5. Granska och spara kreditfakturan, och om allt ser korrekt ut - frisläpp. Efter frisläppning har både kreditfakturan och debetfakturan statusen stängd, och är matchade mot varandra.
Reversera
1. Sök upp den aktuella kundfakturan i systemet genom navigera till fönstret Kundfakturor (AR3010PL) som hittas under Transaktioner i arbetsytan Kundreskontra.
2. På den aktuella fakturan, under Åtgärder - Välj alternativet Reversera för att skapa en fristående kreditfaktura från den valda fakturan.
3. Då kommer du automatisk få upp en ny faktura med Kreditfaktura i fältet Typ. Systemet har då automatiskt fyllt i informationen från den ursprungliga fakturan. Kontrollera att uppgifterna stämmer.
4. Gör nödvändiga justeringar av belopp eller artiklar om det behövs.
5. Granska och spara kreditfakturan, och om allt ser korrekt ut - frisläpp. Efter frisläppning har både kreditfakturan och debetfakturan statusen öppen, och kreditfakturan kan skickas ut till kund via AutoInvoice.
Skapa en fristående kreditfaktura vs Skapa kreditfaktura från befintlig kundfaktura:
Det är viktigt att förstå skillnaden mellan att skapa en fristående kreditfaktura och att skapa en kreditfaktura från en befintlig kundfaktura. När du skapar en fristående kreditfaktura avser du att utfärda en ny kreditfaktura manuellt, vilket innebär att du manuellt registrerar en kreditering av ett belopp till kunden. Detta tillvägagångssätt innebär att du själv fyller i all nödvändig information och referensnummer istället för att systemet gör det automatiskt.
Att Skapa kreditfaktura från befintlig kundfaktura innebär att systemet justerar ett belopp på en redan utfärdad faktura och all information från den ursprungliga kundfakturan som ska krediteras medföljer. Att Skapa kreditfaktura från befintlig kundfaktura kan göras genom två åtgärder, Reversera och använd på nota samt Reversera. Om man önskar skicka den skapade kreditfakturan till kund bör åtgärden Reversera genomföras för att fakturan ska kunna skickas via AutoInvoice. Om kreditfakturan inte ska skickas till kund, exempelvis om man önskar kreditera en kundfaktura som ännu inte har skickats till kund, bör åtgärden Reversera och använd på nota genomföras. Att Skapa kreditfaktura från befintlig kundfaktura kan vara snabbare och minskar även risken för differenser mellan de olika dokumenten om en specifik kundfaktura ska krediteras.
Genom att förstå dessa olika metoder kan du effektivt hantera kreditfakturor och säkerställa att din bokföring förblir korrekt och uppdaterad.