Går i denna artikel igenom hur man skapar en automatiserad schemaläggning och vad som är bra att tänka på.
Automatiserade schemaläggningar i Visma Net
Automatiserade schemaläggningar i Visma Net är en funktion som tillåter företag att automatisera olika uppgifter inom sitt ERP-system, som till exempel hantering av utleveranser, fakturering och e-postutsändningar. Dessa schemaläggningar kan ställas in för att utföra jobb i en specifik ordning och under angivna tidsperioder för att säkerställa att efterföljande steg i en process inte misslyckas på grund av att ett tidigare steg inte har slutförts.
I denna artikel går vi igenom hur man sätter upp en automatiserad schemaläggning för att skapa kundfakturor på slutförda utleveranser och sedan en schemaläggning för att frisläppa samt skicka iväg kundfakturorna.
I alla fönstrer där klockan finns har vi möjlighet att skapa en automatiserad schemaläggning.
Instruktion för att skapa en schemaläggning
1. Börja med att gå in i den rutinen vi vill skapa en schemaläggning för. I detta fall Behandla utleveranser, tryck på klockan och sedan Lägg till.
2. Ett nytt fönster öppnas och det är i detta fönster vi konfigurerar själva schemaläggningen.
2.1 Detaljer
- Beskrivning: Ange en lämpling beskrivning för schemaläggningen.
- Utförandegräns: Vi bockar i rutan för Ingen utförandegräns vilket betyder att det inte finns någon begränsing i antal gånger schemaläggningen ska vara igång.
- Tidzon: Vi ändrar vår tidszon till GMT+01:00
2.2 Schemalägg
- Schemaläggningstyp: Det finns möjlighet till att köra varje vecka, på specifika dagar, varje månad eller per räkenskapsperiod samt dagligen vilket vi väljer här. Schemaläggningen ska köras som snabbast vilket är varannan timme och med start 14.00 och slut 18.00.
2.3 Villkor
Vi har möjlighet till att sätta in olika villkor i schemaläggningarna och vilka villkor vi kan konfigurera beror på i vilket fönstret schemaläggningen skapas. I detta exempel väljer att schemaläggningen inte ska skapa fakturor på kundnr 10002 samt om fraktvalet (utleverans via) är Hämtas.
2.4 Filtervärden
Här finner vi våra filter för vad det är som ska ska göras. Vi ser dels i huvudet att schemaläggningen gäller i Fönster-id Behandla utleveranser och Åtgärdsnamn är Behandla Alla. Under fliken filtervärden ser vi att Åtgärden vi ska utföra i detta fönster är Förbered faktura och datumalternativen är markerade som relativa.
2.5 Resultat från senaste utförandet
Här ser man status på den senaste schemaläggningarna som kördes.
3. Vart hittar jag mitt schema?
Efter att man har skapat och sparat schemaläggningen finns den i registret över Automatiserade schemaläggningar (SM205030). Här ser man vidare vilka schemaläggningar som är aktiva.
Vidare ser man i den aktuella rutinen om någon schemaläggning har skapats genom att Visa går att trycka på.
4. Kör schemaläggning manuellt
Väl inne på en schemaläggning kan vi trycka på Kör schemaläggning och då triggar vi schemat att köra. En dialogruta öppnas som frågar om vi vill köra schemaläggningen och vi väljer Ja.
När vi tryckt på Ja får vi en till dialogruta som säger att Schemaläggningen är startad.
Vi ser nu under fliken Resultat från senaste utförandet vad resultat blev för varje respektive utleverans som fanns i rutinen för Behandla utleveranser. Faktura har med andra ord blivit skapat för respektive utleverans.
Fyra fakturor ligger nu balanserade.
Bokför och skicka iväg faktura
Det vi vill göra nu är att fakturorna ska bokföras (frisläppas) per automatik samt att vi vill skicka iväg fakturorna automatiskt till kunderna.
Vi navigerar till rutinen som heter Behandla fakturor (SO505000) där åtgärden frisläpp fakturor finns. Vi klickar på klockan och sedan på Lägg till.Konfigurera schemaläggningen som vi gjorde med det första i denna artikel och spara.
Klicka på kör schemaläggningen för att testa. Vi ser nu under fliken Resultat från senaste utfördandet att alla fyra fakturor blivit hanterade och nu finns dessa kundfakturor inte kvar i rutinen för att frisläppa fakturor.
Frisläpp fakturor
Sista steget i vårt flöde är att de frisläppta fakturorna ska skickas iväg till kunderna. Vi navigerar till rutinen Skicka fakturor i kundreskontra (AR508000). Vi upprepar processen genom att klicka på klockan och sedan lägg till för att dä konfigurera schemaläggningen.
Vi har nu skapat tre stycken automatiserade schemaläggningar som sköter nedan tre steg helt automatiskt
- Skapar fakturor på slutförda utleveranser
- Frisläpper balanserade kundfakturor
- Skickar fakturorna till AutoInvoice.
