Hur hanterar man förskottsinbetalningar från kunder?

I den här artikeln lär du dig att hantera förskottsinbetalningar.

Alternativ 1
Det är möjligt att behandla förskottsinbetalningen som en vanlig kundinbetalning. Genom att boka inbetalningen 1930 mot konto 1510 (eller det likvidkonto och kundfordranskonto ni använder) kommer betalningen att registreras som ett tillgodohavande på kunden i reskontran. Om ni väljer att hantera förskottsinbetalningarna på detta sätt, kan de behandlas som övriga kundinbetalningar i fönstret för att hantera kundinbetalningar.

Boka inbetalningen mot konto 1510 som betalning. Gå till fönstret "Behandla kundinbetalningar" i arbetsytan för Bank/likvidhantering (AR305000).

1. Välj "skapa post",
2. Kryssa i rutan "skapa".
3. Välj "kundreskontra" som arbetsyta
4. Välj kunden som har skickat förskottsinbetalningen.
5. Klicka på "spara" och till sist "behandla".

Nu bokas inbetalningen genom att debitera konto 1930 (eller det konto du valt i "Behandla kundinbetalningar") mot kredit 1510 (eller det konto för kundfordringar du använder). På kundens reskontra registreras inbetalningen som ett tillgodohavande.

Alternativ 2
Om du föredrar att boka förskottsbetalningarna på ett separat konto (standardkontot 2420 i Visma Net) och skilja dem från vanliga betalningar, måste du för närvarande boka dem genom fönstret för "Kundinbetalningar". 

Gå till "kundinbetalningar" i arbetsytan för kundreskontra (AR3020PL). 

1. Välj "förskottsbetalning" som typ
2. Välj kund
3. Fyll i datum för den dagen inbetalningen kom in på bankkontot.
4. Byt betalningsmetod om inbetalningen inkom på annat än det föreslagna.
5. Byt likvidkonto ifall betalningen har kommit på annat konto än det föreslagna.
6. Byt valuta ifall betalningen inkommit i annan valuta.
7. Fyll i inbetalt belopp.
8. Tryck på frisläpp.

När du klickar på knappen "Frisläpp" bokas inbetalningen som en debitering på konto 1930 (eller det aktuella likvidkontot) med en kredit på konto 2420 (eller det konto som är angivet på kundklassen och/eller kundkortet). Samtidigt skapas en "förskottsbetalningstyp" av kundinbetalning i reskontran.

För att kunna se alla typer av betalningar, notera att inbetalningar av typen betalning visas på en flik medan förskottsinbetalningar visas på en annan flik. För att få en översikt över samtliga betalningar, välj fliken "Alla poster".

Översikt förskottsbetalningar
I fönstret "Kunduppgifter" i arbetsytan kundreskontra (AR402000) finns en bra översikt över samtliga kundreskontraposter kopplade till en specifik kund.

Matcha försäljningsorder till förskottsbetalning

Oavsett om du har använt alternativ 1 eller alternativ 2 för att boka förskottsinbetalningar, kan du koppla ordrar till förskottsbetalningen om du har lager-/logistikmodulen i Visma Net. När ordern är skickad och fakturerad, så matchas fakturan direkt mot förskottsbetalningen.

För att koppla ordrar till en inbetalning/förskottsinbetalning.
1. Gå till "kundinbetalningar" i kundreskontra och välj den förskottsbetalning du vill koppla till order.
2. Gå till fliken "Order att matcha" och hämta här upp rätt order genom att söka fram ordernr. Observera också att ordertyp kan ändras om nödvändigt.
3. Spara.

Totala ordersumman på order 300001 är 20.000 SEK och förskottsbetalningen var på 4500SEK vilket get ett kvarstående saldo på 15.500SEK för kunden att betala.

Matcha förskottsbetalningar mot kundfakturor

Börja med att gå till "kundinbetalningar" i arbetsytan kundreskontra (AR302000). 

1. Under fliken "Betalningsrader" klickar man på "+" och lägger sedan till rader att matcha förskottsbetalningen mot. Detta genom att söka fram fakturanr.
2. Klicka sedan på "frisläpp".

I detta exempel matchar vi förskottsbetalning nr 400006 på saldo av 4500 SEK mot faktura med nr 100006 som är på totalt 1750 SEK.


Vid frisläppning kommer fakturan att stängas då vi kan matcha hela beloppet med hjälp av förskottsbetalningen. Konto 1510 krediteras med 1750 och 2420 debiteras med 1750 (detta då vi valde att boka förskottsbetalningen mot konto 2420). Tillgängligt belopp på förskottsbetalningen är nu 2750 SEK.Förskottsbetalningar från Försäljningsorder – Valuta

Förskottsbetalningar från Försäljningsorder - Valuta

Om en kund ska göra en förskottsbetalning i en valuta, exempelvis USD, så kan man även från försäljningsordern skapa det om det är ett likvidkonto med samma valuta (USD).

Skapa först en försäljningsorder som vanligt och gå sedan till fliken Betalningar. Ändra betalningsmetod till 03 - Manuell och lägg in ett likvidkonto som är i samma valuta som försäljningsordern.

Gå till fliken Betalningar och klicka på Skapa förskottsbetalning. Ett popup fönster öppnas då med all information ifylld. Om hela orderbeloppet inte ska vara i förskott behöver man ändra detta. Här kan man eventuellt också lägga till/ändra information om det behövs. När man är klar klickar man på Spara och stäng.

Du låter betalningen vara i status Balanserad tills du tar emot betalningen på kontot. När du har tagit emot betalningen korrigerar du eventuellt datum och frisläpper förskottsbetalningen.

Förskottet går då över till status Öppen så länge den inte är utnyttjad på en faktura. Detta kan du se på försäljningsordern.

Nu kan du hantera försäljningsordern och antingen skapa en "inköpsorder" eller göra en "utleverans". När detta är gjort skapar du en faktura.

När vi har förberett fakturan kan du under fliken "Betalningsinformation" se det belopp som finns på förskottsbetalningen under "Summa betalning" och kvarstående belopp under "Belopp att registrera".

Gör eventuella ändringar på fakturan och frisläpp sedan denna. Om hela beloppet är förskottsbetalat får fakturan direkt status Stängd. Är där något kvar att betala får den status Öppen.