I denna artikeln går vi igenom hur du går tillväga för att göra en SIE-import i Visma Net samt vad de olika valen du har innebär.
I Visma Net har du möjlighet att importera redovisningsdata med SIE-filer. Vid import av en SIE-fil finns flera inställningsalternativ som gör att du kan specificera vad och hur data ska importeras. Du kan till exempel justera inställningar för kontodetaljer, koddelar eller momskoder. Det är viktigt att noggrant överväga vilka data som ska importeras innan du påbörjar processen.
Import via Arbetsbok
Det är alltid rekommenderat att använda arbetsböcker för import av SIE-filer. Den främsta anledningen till detta är att det förenklar processen för att ta bort en inläst fil; du kan enkelt radera hela bunten av verifikationer i arbetsboken. Om du istället importerar direkt till verifikationstypserier måste varje enskilt verifikat raderas vid felaktig import, dessutom måste nummerserier beräknas på nytt. I denna artikel kommer vi därför att fokusera på hur du genomför en import via en arbetsbok. Observera att funktionen för arbetsböcker kan behöva aktiveras i fönstret för Aktivera/Inaktivera funktioner (CS100000).
När vi går till fönstret Arbetsböcker (GL107500) för den nya arbetsboken avsedd för SIE-importer (SIE IMPORT), har vi inställt att behålla Verifikationsbuntserien WBGLTRAN. Samtidigt har vi anpassat Verifikationsinställningen till VOSIE för att skapa en separat nummerserie för dessa importer.
Beskrivning av funktioner för import
Börja med att välja den SIE-fil du önskar importera genom att klicka på knappen "Hämta". Det är viktigt att filen är en giltig SIE-fil; den måste ha filformatet .se eller .si. Om du inte kan välja filen, tyder det på att den inte uppfyller kraven för en giltig SIE-fil och kan därför inte importeras.
Först måste du välja en Importtyp. Du har två huvudsakliga alternativ att välja mellan: Verifikat (transaktioner) eller IB (ingående balans). Om du väljer alternativet Verifikat, kommer inställningarna för Kontodetaljer och Koddelar att bli tillgängliga, vilket ger dig möjlighet att göra mer specifika val.
- Ingående balans
Om du väljer alternativet för ingående balans (IB) kommer alla andra inställningar i detta fönster att inaktiveras. Du behöver då endast ange vilken arbetsbok som importen ska utföras till.
- Verifikat
När du väljer att importera verifikat har du möjlighet att antingen importera alla serier från filen till en och samma arbetsbok eller att göra urval av specifika serier och fördela dessa till olika arbetsböcker. Om SIE-filen innehåller verifikat med varierande datum på raderna kan dessa delas upp i flera verifikat. Vid import från ett tidigare system kan det vara fördelaktigt att inkludera information om serie och verifikatsnummer, vilket underlättar spårningen till det gamla systemet. Denna information anges här:
När SIE-filen har hämtats kommer programmet automatiskt att tolka valet av vilka verifikat som ska importeras. Du kommer att se det första och sista verifikationsdatumet angivet under fälten "Från" och "Till". Om du vill kan du begränsa importen till specifika perioder genom att ange dessa datum. Alternativt kan du välja att lämna fälten oförändrade eller markera alternativet för att importera alla verifikat utan begränsningar.
Om rutan för kontodetaljer är markerad, aktiveras fliken för dessa och du får möjlighet att göra mer specifika val. Beroende på hur SIE-filen har skapats kan den ibland innehålla en fullständig kontoplan. Du har därför möjlighet att välja om endast de konton som faktiskt används i filen ska importeras. Om inget urval görs kommer alla konton i filen att importeras och registreras i kontoplanen.
Nya konton kommer att få samma namn som de som anges i SIE-filen. Om ett konto redan finns i systemet kan du välja vilken benämning som ska användas; antingen den som finns i filen eller den som redan är registrerad i kontoplanen. Om SIE-filen inkluderar SRU-koder, kan dessa uppdateras automatiskt under importprocessen.
Det finns även möjlighet att importera bokföringsdimensioner från SIE-filen. Om filen inkluderar inaktiva kostnadsställen eller projekt kan du välja att endast importera de aktiva koddelarna i filen. Precis som vid kontobeskrivning kan du även här specificera vilken benämning som ska användas för de valda koddelen.
Nästa steg är att koppla de valda dimensionerna till den koddel som används. För varje dimension som ska importeras gör du ett uppslag i systemet för att välja den aktuella koddelen. När du har valt den sista koddelen, klickar du på "Spara" för att bekräfta och lagra dina inställningar.
För att kunna importera dimensioner är det nödvändigt att de aktuella objekten är registrerade som segmentvärden inom koddelarna.
- Objekt-ID i filen får maximalt innehålla lika många tecken som det finns positioner i din koddel i systemet.
- Teckenuppsättningen i koddelen bör också överensstämma med objekt-ID:t i filen.
- En alternativ lösning är att redigera SIE-filen direkt för att justera objekt-ID:n. Detta innebär att du behöver göra ändringar på både huvud- och transaktionsnivå när det gäller objekt-ID.
Import av SIE-fil
Innan du påbörjar importen av en SIE-fil är det viktigt att noggrant överväga vilka data som ska importeras samt att göra nödvändiga justeringar för att minimera risken för felmeddelanden under importprocessen. Här är några exempel:
- Om SIE-filen innehåller konton som är markerade som inaktiva i systemets kontoplan, är det viktigt att du ändrar deras status till aktiv innan importen påbörjas.
- Om SIE-filen innehåller nya konton, är det viktigt att du uppdaterar kontoplanen efter importen för att undvika felmeddelanden. Se till att ange korrekt Kontoklass och Typ för de nya kontona för att säkerställa att de blir korrekt registrerade i systemet.
- Om koddelar ska importeras, se till att konfigurationen av dessa är genomförd i systemet innan du påbörjar importen.
- Om SIE-importen påverkar momsrapporten, är det viktigt att nödvändig konfiguration har genomförts i systemet innan importen påbörjas.
- Räkenskapsåret måste vara skapat och de aktuella räkenskapsperioderna behöver vara aktiva för den data som ska importeras.
När du har valt de önskade inställningarna är det viktigt att spara dem innan du fortsätter med att klicka på "importera SIE-fil".
Om importen resulterar i felmeddelanden som indikerar att vissa konton i kontoplanen är inaktiva, måste du åtgärda detta innan rapporten kan genomföras. För att göra detta, börja med att duplicera fliken och öppna kontoplanen i den nya fliken. Om fliken för SIE-import stängs, kommer alla inställningar att förloras och behöver göras om. Därför rekommenderar vi att du alltid öppnar en ny flik för att säkerställa att dina inställningar sparas.
I fliken för kontoplanen aktiverar du de konton som behöver aktiveras och sparar sedan dina ändringar. Om du har flera konton som behöver aktiveras kan det vara effektivt att först exportera kontoplanen till Excel. I Excel-filen kan du enkelt justera alla konton som ska aktiveras. För att aktivera ett konto, fyll i värdet "TRUE" i kolumnen "Aktiv" för respektive konto. När du har gjort alla nödvändiga ändringar kan du importera filen tillbaka till Visma Net i fönstret "Kontoplan" och spara för att uppdatera dina ändringar.
När du har aktiverat alla konton i Visma Net, återvänd till fliken för SIE-import för att påbörja importen igen. Du får en bekräftelse på att importen har genomförts framgångsrikt när det röda krysset ersätts av en grön bock.
I arbetsboken för SIE-import finns nu en sammanställning av alla importerade verifikationer. Här kan du enkelt se det totala antalet dokument som har överförts, vilket bör överensstämma med antalet verifikationer i den ursprungliga filen. Genom att välja alternativet för att Visa och redigera får du möjlighet att granska och göra eventuella ändringar. Om allt verkar korrekt kan du gå vidare och frisläppa verifikationerna.
Visa och redigera
Klicka på "Visa och redigera" för att öppna bunten med verifikationer. I denna vy får du en översikt som gör det enkelt att navigera och söka bland verifikationerna. Du kan redigera, ta bort eller bifoga filer till verifikationerna innan du väljer att frisläppa bunten.
Kontrollera kontoklasser i kontoplan
Innan du frisläpper alla transaktioner är det av största vikt att kontrollera att de nya kontona i kontoplanen har en korrekt angiven Kontoklass samt att Typ (Tillgång, Skulder, Intäkt eller Kostnad) är rätt inställd för varje nytt konto. Om Kontoklass saknas kommer dessa konton inte att synas i resultat- och balansrapporter.
Det är viktigt att notera att Typ inte kan ändras retroaktivt om det redan finns genomförda transaktioner på kontot. Om det skulle uppstå felaktigheter kan en möjlig lösning vara att skapa ett nytt konto med rätt Kontoklass och Typ, samt att utföra en verifikation för att överföra saldot från det felaktiga kontot till det nya, korrekta kontot. Nya konton får inte automatiskt en Kontoklass tilldelad i kontoplanen, vilket gör dem lätta att identifiera. För att hitta dessa konton kan du sortera på kolumnen för Kontoklass i kontoplanen eller exportera data till Excel för enklare hantering och sortering.
Det är också viktigt att kontrollera kontotypen noggrant. Se till att granska kolumnen för "Använd standard koddel"; denna är inte markerad på nya konton, medan den som standard är markerad på övriga konton. På samma sätt bör du även titta på kolumnen för bokföringsalternativ; nya konton har inställningen "Översikt" som standard, medan övriga konton vanligtvis har "Detalj" som standard.
Frisläpp arbetsböcker
När du har slutfört alla nödvändiga korrigeringar, kan du enkelt markera den aktuella raden och klicka på knappen för att frisläppa verifikationerna.
Samtliga verifikationer i bunten överförs till huvudboken, där de kopplas till den specifika bunten, arbetsboken och enligt den nummerserien som är uppsatt för SIE-import.
Import av ingående balanser
När du importerar ingående balanser är det viktigt att först välja den arbetsbok som ska hantera dessa balanser. Notera att alla övriga inställningar i detta steg är inaktiverade, vilket gör processen enklare.
Import av ingående balanser resulterar i en verifikation som sammanställer alla saldon. Som standard sätts datumet till den första dagen i räkenskapsåret. För att säkerställa att ingående balanser hamnar i rätt kolumn i balansrapporten kan du istället justera datumet och frisläppa transaktionen till den sista dagen i det föregående året. Detta gör att balansrapporten uppdateras korrekt. Observera att du i detta fall behöver skapa ett nytt första räkenskapsår för att kunna genomföra denna åtgärd.