I denna artikel går vi igenom hur du ställer in din OCR-konfiguration i Visma Net samt ger dig information om vilka alternativ du har när det kommer till OCR-kontroll i din bank.
Varför bör du jobba med OCR-kontroll och OCR-nummer?
Att använda OCR-kontroll och OCR-nummer för kundfakturor har flera fördelar för svenska företag. Du kommer få effektivare betalningshantering då OCR-nummer gör det möjligt för företag att automatisera och effektivisera processen för att matcha inkommande betalningar med rätt fakturor. Detta minskar manuellt arbete och risken för fel.
Det kommer också leda till snabbare och mer exakt bokföring som också blir enklare att automatisera. Automatisering kan i sin tur leda till kostnadsbesparingar eller möjlighet att växa utan att öka administrativa kostnader. Kort och gott så bidrar OCR-kontroll och OCR-nummer till en mer effektiv, säker och kostnadseffektiv hantering av kundfakturor och betalningar.
Vilka alternativ har du för OCR-kontroll?
Vilken kontroll som ditt företag har eller vill ha styrs i avtal med er bank. Om du är osäker på vilken kontroll ni har eller om ni önskar att skaffa OCR-kontroll på era fakturor så kan din bank hjälpa dig.
De alternativ som finns när det kommer till OCR-kontroll är följande (du kan läsa mer om dessa på bankgirots hemsida):
1. Mjuk kontrollnivå
Hur fungerar OCR-nummer i Visma Net?
I Visma Net genereras som standard ett OCR-nummer din kundfaktura som följer med till kunden oavsett om du skickar fakturan per papper, pdf eller som e-faktura. Det är fullt möjligt att justera din OCR konfiguration baserat på hur du önskar att OCR-numret skall genereras. Detta gör du i arbetsfönstret Kundreskontra (screenID=AR101000) som du hittar i arbetsytan med samma namn; Kundreskontra.
I Kundreskontra behöver du gå till fliken Betalningar om du önskar att justera din OCR konfigurering. Här ligger som standard två olika konfigurationer som är kopplade till betalningsmetod 01 respektive 03. I standard uppsättning genereras OCR-numret baserat på referensnumret (fakturanummer) med 6 tecken + checksiffra men detta går att ändra baserat på din preferens.
Exempel på faktura med OCR-nummer baserat på standard uppsättning av OCR konfiguration. Fakturanummer 100005 ger OCR 1000058:
För att korrigera en befintlig gör du följande:
1. Gå till fliken Betalningar i arbetsfönstret Kundreskontra.
2. Markera den konfiguration du önskar ändra i fältet "Välj konfiguration"
3. Sätt status till Redigering i fältet status.
4. Gör de justeringar du önskar göra. Exempelvis ändra antalet positioner om du utökat din längd i nummerserien för kundfakturor eller om du önskar att lägga till ett fast värde i början på OCR-nummerserien.
5. Spara!