I denna artikel kommer du lära du hur du hanterar din kontoplan, aktiverar/inaktiverar konton samt lägger till nya konton.
Hantera kontoplanen i Visma Net
I Visma Nets Finner du som standard en svensk BAS-kontoplan som du på ett enkelt sätt kan justera och skräddarsy för att passa just ditt företags kontoplan. Genom att använda funktionerna i Visma Net kan du skapa nya konton, justera kontoplanens uppbyggnad och gruppering, samt aktivera eller inaktivera konton efter behov. Här går vi igenom hur du anpassar kontoplanen så att den matchar företagets unika ekonomiska struktur.
Aktivera eller inaktivera konton
För att hålla kontoplanen uppdaterad och relevant är det viktigt att enkelt kunna aktivera eller inaktivera konton beroende på om de fortfarande används. Inaktiva konton är inte tillgängliga i systemets menyval, vilket förhindrar att de används i bokföringstransaktioner men kan enkelt återaktiveras vid behov.
OBS! Att tänka på innan du tar bort eller inaktiverar konton. Ett konto som tas bort kan exempelvis ligga som förval någonstans i systemet, vilket kan resultera i felmeddelanden och komplicerade problem att åtgärda. Om du är osäker på om ett konto används på annat håll, kontrollera detta noggrant innan du tar bort eller inaktiverar kontot. Vi rekommenderar inte att du tar bort konton utan istället (vid behov) inaktiverar dom.
Så här gör du för att aktivera eller inaktivera ett konto:
1. Gå till "Kontoplan".
2. Hitta kontot du vill ändra status på.
3. I kolumnen "Aktiv" finns en kryssruta där du kan markera om kontot ska vara aktivt. Om kontot inte längre behövs, avmarkera kryssrutan för att inaktivera kontot.
För att sortera på endast aktiva konton går det att klicka på kolumnen "Aktiv" och sedan välja "Sant" om du vill se alla aktiva konton, eller "Falskt" om du vill se alla som är inaktiva. Klicka sedan på "Spara"
Lägg till ett nytt konto i kontoplanen
För att säkerställa att företagets ekonomiska redovisning är heltäckande kan du skapa nya konton när nya behov uppstår. När du skapar ett nytt konto behöver du definiera vissa grundläggande uppgifter som beskriver kontot och dess syfte. Här är en steg-för-steg-guide för att lägga till ett nytt konto i kontoplanen.
1. I kontoplanens fönster, klicka på "+"
2. Sedan finns det många fält att fylla i för att ytterligare definiera kontot, de viktigaste är:
Konto: Ange ett unikt kontonummer som används för att identifiera kontot i huvudboken.
Kontoklass (obligatoriskt): Här anger du vilken kontoklass kontot ska tillhöra för att möjliggöra korrekt gruppering och filtrering av konton. Det är viktigt att detta anges, eftersom det säkerställer att kontot inkluderas i Visma Nets standard BR/RR.
Typ: Välj en kontotyp som bäst beskriver kontots funktion, såsom "Tillgång", "Skulder", "Intäkt" eller "Kostnad". Detta ärvs automatiskt från den valda kontoklassen.
Aktiv: Om rutan är markerad är kontot aktivt. Inaktiva konton är inte tillgängliga för bokföring.
Kontobeskrivning: Lägg till en kort beskrivning av kontots syfte (upp till 30 tecken).
Använd standard koddel: Om markerad, används standard koddel i fältet Koddel när kontot används. Den definieras i fönstret Redovisning (GL102000).
Bokföringsalternativ: Här väljer du hur transaktioner bokförs på kontot. Det finns två alternativ: "Översikt" (summor slås ihop) eller "Detalj" (varje transaktion bokförs separat).
3. Vid behov kan du anpassa kontots ytterligare inställningar beroende på verksamhetens behov baserat på övriga kolumner:
Använd enheter: Om rutan är markerad måste antal och enheter anges i alla transaktioner som bokförs på kontot.
Konsolideringskonto (Visas bara om företaget är en företagsgren till ett överordnat företag): Anger det externa huvudbokskontot för konsolidering.
Valuta: Valutan som används för kontot. Om fältet är tomt används basvalutan. Ett huvudbokskonto med en annan valuta kan inte användas som källkonto eller destinationskonto när automatkonteringar körs i redovisningsmodulen. Valuta behöver anges på kontot om det skall användas som likvidkonto.
Likvidkonto: Blir automatiskt markerat om kontot har ett eller flera kopplade likvidkonton.
Kontrollkonto för arbetsyta: Visar vilket delregister kontot används för som kontrollkonto. Fältet är inte tillgängligt om Kassakonto är valt.
Tillåt manuell registrering: En kryssruta som visar (om vald) att användare kan bokföra transaktioner direkt till detta kontrollkonto. Denna kryssruta är bara tillgänglig för kontrollkonton (alltså konton som har ett delregister specificerat i kolumnen Kontrollkontomodul).
Säkrad: Om markerad är kontot inkluderat i en eller flera restriktionsgrupper.
Kurstyp omvärdering: Här lägger du till vilken valutakurstyp du vill skall användas vid omvärdering av kontot med utländsk valuta.
Kontogrupp: Kontogruppen som kontot ingår i, relevant om arbetsytan för projekt är aktiverad.
SRU 1: Används som standard kontokod i SAF-T-rapporter i Norge och FIA-rapporter i Finland.
Extern kod 1: Kod som går att använda fritt och som du måste registrera ett värde för i fönstret Extern kod 1 (GL20251S).
Extern kod 2: Kod som går att använda fritt och som du måste registrera ett värde för i fönstret Extern kod 2 (GL20252S).
Rapporteringskod: Kod som går att använda fritt och som du måste registrera ett värde för i fönstret Extern kod 3 (GL20253S).
Konto ID: Kontots unika ID som används överallt där det finns en referens till ett konto i systemet. Detta fält fylls i automatiskt.
Sortering av kontoplan: Här anges en siffra som står för kontotyp, vilket används för att sortera och gruppera konton i rapporter. Kontotyperna är: 1 = Tillgångar, 2 = Skulder, 3 = Intäkt, och 4 = Kostnad.
4. När alla relevanta uppgifter är ifyllda, klicka på "Spara" för att skapa kontot i kontoplanen.