Medarbetare kan själva rapportera sin tid via Nmbrs mobilapp eller via deras inloggning i systemet. För att kunna använda avvikelseformulär måste först en attestflödesmodell skapas, detta gör du genom att gå in på fliken Inställningar → Globala inställningar → Attestflödesmodell.
I systemet finns redan en standardmodell som heter "Avvikelseformulär modell (Default)". I denna modell är allt uppställt och inställningarna kan justeras som du vill. Det är också möjligt att skapa en helt ny modell. För att göra detta, klicka på "+ LÄGG TILL NY ATTESTFLÖDESMODELL", namnge din modell och klicka på "SPARA".
När den nya modellen har skapats går du till fliken Inställningar och väljer din attestflödesmodell i rullgardinsmenyn. Här kan du nu justera attestflödet och lägga till eller ta bort attestobjekt.
I den övre delen av modellen kan du ställa in attestflödet för anställdas avvikelseformulär. Varje avvikelseförfrågan som lämnas in av en anställd kommer att synas i attestflödet. Bilden nedan visar ett exempel på ett attestflöde för en anställds avvikelseformulär, som är uppdelat i fyra olika steg.
Steg 1: Medarbetare begär en ändring med hjälp av ett avvikelseformulär.
Steg 2: Managern får formuläret. I det här fallet är det avdelningsmanagern. Om medarbetaren inte har någon avdelningsmanager kommer blanketten att tas emot av medarbetarens manager. Om medarbetaren inte har en direkt manager, hamnar formuläret i inkorgen "Ej tilldelade förfrågningar".
Steg 3: Om managern godkänner formuläret går formuläret till en utvald användare med företagsinloggning, om ingen har valts så går formuläret till den företagsinloggning som är aktiv på företaget.
Steg 4: När den specifika användaren har godkänt formuläret går formuläret till administratören. Här kan en specifik användare återigen ställas in, eller så går formuläret till en administratörsinloggning.
Det är möjligt att ta bort en användare från attestflödet. För att göra detta, klicka på relevant block och ta bort bocken. Självklart måste det alltid finnas en användare aktiv för att kunna godkänna medarbetares avvikelseformulär. Bilden nedan visar vilken bock som måste tas bort.
Det är också möjligt att byta användare i flödet. Du kanske till exempel vill ha medarbetarens manager överst, följt av avdelningsmanagern (som visas på bilden nedan). För att göra detta, klicka på den användare du vill flytta och dra dem uppåt eller nedåt.
För att välja vilka attestobjekt som anställda ska ha möjlighet att ansöka om att ändra klickar du på "Välj attestobjekt". Därefter kan du lägga till eller ta bort attestobjekt från modellen genom att bocka i eller avmarkera dem. Det är möjligt att skapa flera attestflöden för olika attestobjekt, vilket gör att du kan låta vissa attestobjekt hanteras via ett specifikt attestflöde.
OBS! Det går inte att välja samma attestobjekt för flera attestflöden. Om ett specifikt objekt tilldelas ett flöde och sedan väljs för ett annat flöde, kommer attestobjektet att flyttas från flödet där det först ingick till det andra valda flödet.
När din attestflödesmodell är färdig behöver du välja den för ditt företag. Gör detta på företagsnivå genom att gå till Utforskaren → Företag → HR-inställningar → Attestflöde. Välj sedan "Ändra attestflödesmodell" där du kan välja den modell du vill använda.
Du kan också ställa in specifik användare direkt här på företagsnivå i det tredje blocket genom att klicka på pennan under "1 - Specifik användare", därefter kommer det upp en rullgardinsmeny där du kan välja en person.
Längst ner i modulen behöver det finnas valda modeller för att medarbetare ska kunna ansöka om utlägg och registrera tid. Läs mer här om hur du skapar dessa modeller.
