Med hjälp av ett arbetsflöde kan ni hantera delning av budgetmallar, sätta deadlines och se hur långt användarna har kommit i budgetprocessen. Funktionen för arbetsflöden ger er full kontroll över budgetprocessen från början till slut. Genom en arbetsflödesmatris kan du hantera användarnas åtkomst till budgetformulär, övervaka hur arbetet med budgetdatainmatningen fortskrider och ta emot aviseringar från användaren när budgetinmatningen är klar. Detta skapar förutsättningar för en dynamisk och smidig budgetprocess.
Alternativ i arbetsflödesskärmen
| Knapp | Beskrivning |
|---|---|
| Nytt | Klicka här för att skapa ett nytt arbetsflöde. Se Skapa nytt arbetsflöde. |
| Status | Klicka här för att se status och framsteg för ett publicerat eller avslutat arbetsflöde. |
| Visa | Klicka här för att se detaljerna för ett publicerat arbetsflöde. |
| Redigera |
Klicka här för att öppna och redigera ett arbetsflödesutkast. OBS! Du kan endast redigera tidsintervallet för ett publicerat arbetsflöde. |
| Duplicera | Klicka här för att duplicera ett befintligt arbetsflöde. |
| Radera | Klicka här för att radera det valda arbetsflödet. Alla uppdrag kommer också att tas bort. |
Du hittar respektive knapp uppe till höger inne i vyn Arbetsflöde i OneStop Reporting.
Vid skapande av ett nytt arbetsflöde, klicka på Nytt och mata därefter in informationen som behövs för att spara eller publicera arbetsflödet. Se nedan för instruktioner om respektive fält där information kan matas in.
Alternativ vid skapande av nytt arbetsflöde
| Fält | Beskrivning |
|---|---|
| Namn | Mata in valfritt namn på arbetsflödet. Detta namn syns i listan och skickas med till de användare som ska fylla i budgeten. |
| Från - till | Välj har ett övergripande intervall för när uppgifterna för budgetinmatning ska ske. |
| Integration | Välj vilken integration (Visma Net) för att därefter kunna välja mall. |
| Granskare | Välj den person som ska granska budgetinmatning innan budgeten skickas vidare till användaren som ska slutgodkänna budgeten. |
| Godkännare | Välj den person som ska slutgodkänna budgeten. |
| Välj mallar | Välj här den budgetmall där användaren ska mata in budgeten. |
| Välj standard-parametrar |
Välj här vilka parametrar som budget ska matas in mot. Välj här också om användaren ska kunna bestämma parameter själv. OBS! Detta alternativ exponeras när en budgetmall väljs. |
| Användaruppgfiter |
Välj vilken användare som ska utföra budgetinmatning. |
Arbetsflöde - Status
Så här kontrollerar du status för ett publicerat arbetsflöde:
- Navigera till menyvalet Arbetsflöde i vänsterspalten
- Klicka på arbetsflödet och klicka på Status-knappen uppe till höger
- I tabellen som öppnas får du en översikt över budgetarna i arbetsflödet, ansvarig person, budgetparametrar* och följande statusar:
- Ny: Användaren har inte påbörjat budgetinmatning.
- Pågående: Användaren har börjat arbeta med budgeten.
- Att granska (syns endast om arbetsflödet har en tilldelad granskare): Budgeten väntar på godkännande från granskaren.
- Att godkänna (syns endast om arbetsflödet har en tilldelad godkännare): Budgeten väntar på godkännande från vald godkännare.
- Slutförd: Färdiga budgetar listas här.
- * Pre-assignment: Om arbetsflödesadministratören har valt alternativet Låt användaren bestämma för budgetparametrarna, får budgeten status Pre-assignment i kolumnen Ny.
Filtrera på status, budgetmall eller användare
Du kan använda filterpanelen för att filtrera på Status, Mall och Användare:
- Om den inte redan är öppen, öppna Filter-panelen till vänster.
- Under Status, Mall och Användare, använd kryssrutorna för att filtrera.