Koppla Severa till Visma Lön

Med integrationen mellan Severa och Visma Lön kan du skapa en lönefil från Severa som innehåller arbetstimmar, övertid, frånvaro och resekostnader för en vald period. Filen importeras därefter i Visma Lön och används som underlag för lönekörningen.

Integrationen är endast tillgänglig för kunder i Sverige och kräver tilläggstjänsten Avancerad tidsuppföljning.

Innan du börjar

Innan du skapar lönefilen behöver du säkerställa att grundinställningarna är korrekta i både Severa och Visma Lön.

Kontrollera särskilt att:

flextid är aktiverat i Severa
användarna har anställningsnummer
användarnas namn överensstämmer mellan Severa och Visma Lön
användarna har giltiga arbetskontrakt i Severa
tidkoder och identifierare matchar mellan Severa och Visma Lön
resekostnadstyper är uppsatta i båda systemen
helgdagar är korrekt registrerade i båda systemen
företagets namn och nummer är samma i Severa och Visma Lön

1. Aktivera flextid i Severa

Gå till:

Inställningar > Tid & Utlägg > Flextid

Aktivera flextid och ange från vilket datum flextiden ska börja beräknas för användarna.

Om inget startdatum anges kommer flextid inte att beräknas. Flextid behöver vara aktiverat för att beräkningarna av arbetsdagar ska bli korrekta.

2. Kontrollera användarinställningar

Gå till Användarhantering.

För att integrationen ska fungera behöver varje anställd ha:

anställningsnummer
namn som överensstämmer med användaren i Visma Lön
giltig anställning med startdatum
förväntade dagliga arbetstimmar

Anställningsnumret används för att koppla den anställde i Severa till motsvarande anställd i Visma Lön.

Öppna respektive användare och kontrollera att anställningsnummer finns under Personuppgifter. Kontrollera även att användarens namn är samma som i Visma Lön och att användaren har ett giltigt arbetskontrakt under:

Användarinställningar > Arbetskontrakt

Samma uppgifter behöver även finnas i användarregistret i Visma Lön.

3. Koppla aktivitetstyper till tidkoder

För att frånvaro i Severa ska kopplas korrekt till tidkoder i Visma Lön behöver aktivitetstyperna i Severa vara uppsatta med rätt kod.

Namnet på aktivitetstypen ska börja med en kod som består av tre numeriska tecken.

Gå till:

Inställningar > Aktivitetstyper

Redigera aktivitetstyperna genom att klicka på pennikonen framför namnet.

Samma koder behöver finnas som tidkoder i Visma Lön. I Visma Lön hittar du tidkoderna via:

Arkiv > Företagsunderhåll > Företagsinställningar > Import/Export

Klicka därefter på ikonen för Tidkoder.

4. Koppla arbetstyper till tidkoder

För att arbetstyper i Severa ska kopplas till rätt tidkoder i Visma Lön behöver varje arbetstyp ha en identifierare.

Gå till:

Inställningar > Register över arbetstyper, resekostnader och produkter > Arbetstyper

Redigera de arbetstyper som ska kunna exporteras till Visma Lön.

Samma identifierare behöver finnas som tidkod i Visma Lön.

5. Koppla övertidstyper till tidkoder

För att övertid ska hanteras korrekt behöver varje övertidstyp i Severa ha en identifierare.

Gå till:

Inställningar > Register över arbetstyper, resekostnader och produkter > Övertidstyper

Redigera alla övertidsalternativ som ska kunna exporteras till Visma Lön.

Samma identifierare behöver finnas som tidkod i Visma Lön.

6. Koppla resekostnader till Visma Lön

För att resekostnader från Severa ska kopplas korrekt till Visma Lön behöver varje resekostnadstyp i Severa ha en identifierare.

Gå till:

Inställningar > Register över arbetstyper, resekostnader och produkter > Resekostnadstyper

Redigera de resekostnadstyper som ska kunna exporteras.

I Visma Lön sätter du upp utläggskoder via:

Arkiv > Företagsinställningar > Import/Export

Klicka därefter på ikonen för Utläggskoder.

I fönstret som öppnas lägger du till och kopplar identifierarna i båda systemen. Här kan du även välja vilken löneart respektive kod ska vara kopplad till.

7. Kontrollera helgdagar

När du lägger till eller redigerar helgdagar i Severa behöver motsvarande inställningar även göras i Visma Lön.

I Severa hanteras helgdagar under:

Inställningar > Tid & Utlägg > Flextid > Helgdagar

I Visma Lön hanteras helgdagar under:

Arkiv > Företagsunderhåll > Företagsinställningar > Helgdagar m.m.

Det är viktigt att halvdagar markeras som Full tid i Visma Lön, eftersom Severa inte har separata inställningar för att hantera detta.

8. Ställ in dataöverföring i Severa

Gå till Dataöverföring och välj fliken Inställningar.

Ange företagets namn och nummer.

Arbetstimmar, frånvaro och resekostnader samlas i en fil baserat på den tidsperiod som väljs vid exporten.

Spara inställningarna och kontrollera att företagets namn och nummer överensstämmer med uppgifterna i Visma Lön.

9. Ställ in Import/Export i Visma Lön

I Visma Lön behöver du göra vissa inställningar innan filen från Severa kan importeras.

Bokföring

Aktivera bokföringsparametrarna:

Resultatenhet
Projekt

Detta görs under inställningarna för Bokföring i Visma Lön.

Import/Export

Välj standardmappen där filen som exporteras från Severa ska sparas.

Ta även bort inställningen:

Använder Mitt lönebesked i Visma Stämpla

10. Skapa lönefilen i Severa

När inställningarna är klara kan du skapa filen som ska importeras till Visma Lön.

Gå till Dataöverföring och klicka på Ladda ned lönefil.

Spara filen i den mapp som har valts i Visma Löns inställningar för Import/Export.

11. Importera filen i Visma Lön

I Visma Lön går du till:

Förstasida > Skapa ny lönekörning

Välj Importera från tidsredovisning och välj filen som exporterades från Severa.

När filen har importerats används informationen som underlag i lönekörningen.

Felsökning

Filen går inte att importera

Kontrollera att filen ligger i den mapp som är vald i Visma Löns inställningar för Import/Export.

Kontrollera även att företagets namn och nummer är samma i Severa och Visma Lön.

En anställd saknas eller matchas inte

Kontrollera att användaren har rätt anställningsnummer i både Severa och Visma Lön.

Kontrollera även att namnet överensstämmer mellan systemen och att användaren har ett giltigt arbetskontrakt i Severa.

Frånvaro, övertid eller resekostnader hamnar fel

Kontrollera att aktivitetstyper, arbetstyper, övertidstyper och resekostnadstyper har rätt koder eller identifierare.

Samma koder och identifierare behöver finnas i både Severa och Visma Lön.

Sammanfattning

För att integrationen mellan Severa och Visma Lön ska fungera behöver inställningarna spegla varandra i båda systemen. Det viktigaste är att användare, tidkoder, identifierare, resekostnadstyper och helgdagar är korrekt uppsatta innan lönefilen skapas.

När grundinställningarna är på plats skapas lönefilen i Severa via Dataöverföring och importeras därefter i Visma Lön via Skapa ny lönekörning > Importera från tidsredovisning.