Att välja affärssystem är sällan något du gör lättvindigt. Det handlar om en investering som påverkar hela din verksamhet, både direkt och på längre sikt. Trots det ställs ofta fel frågor i beslutsprocessen, vilket riskerar att valet inte landar rätt.
I den här artikeln går vi igenom fem frågor som är avgörande att fundera på innan ni tar steget. Det handlar inte bara om teknik, utan om att skapa verkligt affärsvärde.
Ett affärssystem är inte bara en teknisk plattform. Det är navet som håller ihop din verksamhet. När det fungerar som det ska, bidrar det till ökad kontroll, bättre beslutsstöd och effektivare arbetsflöden. När det inte fungerar, blir det lätt en bromskloss istället som hindrar tillväxt och utveckling.
Därför är det så viktigt att inte rusa in i beslutet. Många organisationer fokuserar på funktioner och pris, men glömmer ställa de grundläggande frågorna som avgör om systemet faktiskt passar just deras behov.
Här är fem frågor du bör ställa innan du fattar beslut. De hjälper dig att undvika vanliga fallgropar och ger dig bättre förutsättningar att lyckas.
Det kanske låter som en självklar fråga men är ofta den mest förbisedda. Många byter affärssystem för att det gamla känns omodernt eller för att någon hört talas om en ny lösning som verkar bättre. Det är en svag startpunkt.
Börja i stället med att tydliggöra vad ni vill uppnå. Saknar ni översikt över ekonomin, har ni problem med manuella arbetsflöden, avsaknad av ai i affärssystemet eller är det bristen på integrationer som ställer till det? Ett affärssystem ska lösa konkreta problem och stödja de mål ni har satt upp.
När du kopplar systemkraven till era verkliga behov får du inte bara ett bättre beslutsunderlag. Du skapar också rätt förväntningar internt.
Det här är en central fråga och den handlar om mer än bara teknik. Det handlar om hur ni som organisation vill arbeta. De flesta moderna affärssystem bygger på etablerade arbetssätt, så kallade best practice-processer. Det innebär att systemet är utformat utifrån hur tusentals företag har valt att arbeta över tid. Det är ofta effektivt, genomtänkt och beprövat.
Ett skräddarsytt system kan kännas lockande i teorin eftersom det anpassas exakt efter era behov. Men i praktiken innebär det ofta ett ökat beroende av externa konsulter, högre komplexitet och längre ledtider. Inte minst blir det svårt att dra nytta av framtida uppdateringar och förbättringar eftersom varje ny version kräver särskild hantering.
Fundera därför noga: vilka av era arbetssätt är faktiskt unika och vilka skulle kunna anpassas till hur ett modernt affärssystem är tänkt att fungera? I många fall kan det vara klokare att förändra interna rutiner för att passa ett standardsystem, i stället för att bygga ett system runt era gamla vanor.
Målet är inte att hitta ett system som gör exakt som ni alltid har gjort, utan ett som hjälper er att jobba smartare och mer hållbart framåt.
Att välja affärssystem är inget som bör baseras på magkänsla eller prisjämförelser. Genom att ställa rätt frågor kommer ni att fatta ett beslut som håller både på kort och lång sikt.
Här är frågorna i korthet:
När du har svar på dessa frågor har du också ett mycket starkare beslutsunderlag. Och viktigast av allt, du undviker många av de misstag som annars dyker upp först när det är för sent att backa.
Att välja affärssystem är ett av de viktigaste besluten ni tar, och utan rätt förberedelser riskerar ni att välja fel.
För att underlätta för er har vi tagit fram en kravspecifikation i Excel-format där ni har ett komplett underlag för att prioritera och anpassa över 100 nyckelfunktioner inom kundreskontra, redovisning, projektredovisning, lager, HR och mycket mer.
Klicka här för att komma till kravspecifikationen för affärssytem →
Är du mitt i ett vägval kring affärssystem?
Då kan ett första samtal göra stor skillnad.
Boka ett möte med oss på Confect så tittar vi tillsammans på hur du kan nå full effekt med rätt systemstöd.