Er ekonomiavdelning lägger timmar varje vecka på att jaga leverantörsfakturor i mejlkorgar, mappar och Excel-ark. Det märks aldrig på en enda rad i resultaträkningen, men det äter tid, pengar och tålamod varje månad.
Här är fem konkreta sätt manuell fakturahantering kostar er, och vad ni kan göra åt det.
Många leverantörer erbjuder rabatt vid snabb betalning. När fakturan fastnar i ett manuellt attestflöde hinner ni sällan utnyttja den, eftersom ingen har full koll på var fakturan befinner sig i processen.
Över ett år med hundratals fakturor blir de missade rabatterna en post som sällan syns i budgeten, men som är fullt möjlig att räkna hem.
Fakturor som passerar förfallodatum leder till påminnelseavgifter och i vissa fall dröjsmålsränta. Det händer oftare än de flesta tror när fakturor sprids över flera format och ingen tydlig ägare finns för varje steg.
En faktura som väntar på attest hos en chef som är på semester eller i möte stannar helt enkelt. Utan tydlig spårbarhet vet ingen var flaskhalsen sitter, och betalningen skjuts upp i onödan.
Utan automatisk matchning mot inköpsorder slinker fel belopp, dubbletter och felaktiga leverantörsuppgifter igenom. De upptäcks ofta först när revisorn eller ekonomiteamet stämmer av inför bokslut, långt efter att felet uppstod.
Tiden som går åt till att leta fakturor, jaga attester och rätta fel är tid som hade kunnat läggas på kassaflödesanalys och leverantörsuppföljning. Det är den dyraste kostnaden av alla, eftersom den sällan syns i en enskild budgetpost.
Visma Net Ekonomi samlar leverantörsfakturor på ett ställe, oavsett om de kommer som e-faktura via PEPPOL, PDF eller papper. Attestflödet är digitalt och rollstyrt, så fakturan hamnar automatiskt hos rätt person och kan attesteras direkt i mobilen.
Systemet matchar fakturan mot inköpsorder automatiskt och flaggar avvikelser innan betalning går ut. Det är en av över hundra rutiner Visma Net automatiserar åt ekonomiavdelningen, vilket gör att fakturor betalas i tid, rabatter tas tillvara och ekonomiteamet slipper leta.
Ni vet redan att det tar för lång tid. Frågan är hur mycket det kostar i kronor och timmar varje år.
Använd Confects flaskhalskalkylator för att räkna ut vad fakturahantering och andra vanliga flaskhalsar kostar just ert bolag: confect.se/flaskhalskalkylator.
Många bolag skjuter upp beslutet av rädsla för ett långt och dyrt systembyte. Confect implementerar Visma Net till fast pris, med garanterad effekt och go live inom 60 dagar. Ni vet kostnaden innan ni börjar, och ni är i drift innan nästa kvartal är slut.
Det gör det enkelt att gå från att känna av flaskhalsen till att faktiskt ta bort den, utan att binda upp organisationen i ett långt projekt.
Hur lång tid tar det att automatisera fakturahanteringen med Visma Net?
Med Confect går ni live inom 60 dagar till fast pris. Attestflöden och matchning mot inköpsorder sätts upp som en del av implementationen, så ni är igång utan ett utdraget projekt.
Kan Visma Net hantera fakturor från flera leverantörer och format samtidigt?
Ja. Visma Net tar emot e-faktura via PEPPOL, PDF och pappersfakturor och samlar dem i samma flöde, oavsett hur leverantören skickar dem.
Vad händer med fakturor som redan ligger i vårt nuvarande system?
Confect hjälper er med datamigrering som en del av det fasta implementationspriset, så historiska fakturor och leverantörsuppgifter följer med in i Visma Net utan extra kostnad.
Sparar automatiserad attest verkligen tid för mindre ekonomiteam?
Ja, även för team på två till tre personer. Den tid som annars går åt till att leta, påminna och rätta fel frigörs till uppföljning och analys istället.
Hur vet vi om fakturahantering faktiskt är vår största flaskhals?
Confects flaskhalskalkylator jämför tidsåtgång och kostnad för flera vanliga flaskhalsar, så ni ser svart på vitt var pengarna och tiden försvinner mest.