De flesta affärssystemsbytena misslyckas inte för att systemet var fel. De misslyckas för att beslutsprocessen körde i diket långt innan någon signerade ett avtal.
Om du står inför att byta affärssystem, eller för första gången upphandla ett ERP, PSA eller CRM, är det här de fem misstagen du med stor sannolikhet kommer att möta, och hur du undviker dem.
Det är frestande att sätta igång direkt. Samla in önskemål från ekonomi, lager och sälj, lista ihop dem i ett dokument och skicka ut till leverantörer. Problemet är att en kravspec som skrivs för tidigt tenderar att beskriva hur ni jobbar idag, inte vad ni vill uppnå imorgon.
Börja med frågorna istället: Vad hindrar oss från att växa som vi vill? Vilka processer tar oproportionerligt lång tid? Var försvinner information mellan systemen?
Svaren på de frågorna är din faktiska brief. Kravspecifikationen kommer naturligt ur dem, inte tvärtom. Utan den här grunden riskerar du att upphandla ett system som löser gårdagens problem med morgondagens budget.
Behöver du en startpunkt? Ladda ner vår kravspecifikationsmall →
En välgjord demo imponerar. Systemet ser enkelt ut, gränssnittet är intuitivt och säljaren verkar kunna branschen. Men systemet är bara hälften av beslutet.
Fråga dig: Vem implementerar? Vad har de gjort i min bransch tidigare? Hur ser deras implementationsmodell ut i praktiken, inte i en PowerPoint? Och vad händer när något går fel månaden efter go-live?
En svag leverantör kan sänka ett starkt system. Be alltid om att prata med en befintlig kund i din bransch innan du skriver på. Vad fungerade bra? Vad kunde ha gått bättre? Hur snabbt fick de svar när de behövde hjälp? Referenssamtalet är det mest underanvända verktyget i hela upphandlingsprocessen.
Vill du förstå hela resan med Confect, från behovsanalys till go-live? Vi har samlat processen steg för steg.
Många leverantörer lägger implementationsansvaret på kunden. Nyckelpersoner på ekonomi, IT och verksamhet förväntas avsätta 30 till 50 procent av sin arbetstid, och projektet tar ofta sex månader eller mer. Det är en modell som fungerar för leverantören, men sällan för er.
Fråga din potentiella partner konkret: Vad gör ni, och vad förväntas vi göra? Svaret berättar mer om deras metod än vad som helst annat i offerten.
En partner som tar på sig merparten av arbetet och håller er delaktiga utan att dränera organisationen är en annan sak än en partner som levererar en metodhandbok och väntar på att ni ska köra.
Go-live är inte mållinjen. Det är startskottet.
De första månaderna efter lansering är ofta de kritiska. Användarna behöver stöd, processer justeras, och det dyker upp scenarion som ingen förutsåg under implementationen.
Fråga potentiella leverantörer konkret: Vad ingår i support efter go-live? Hur ser löpande utbildning ut? Hur hanteras uppgraderingar? Vad händer om ni vill utöka systemet om ett år?
En partner som inte har tydliga svar på de frågorna är en partner som prioriterar signeringen, inte relationen. Välj rätt från start.
Det här misstaget är nytt, men det växer snabbt. Många bolag väljer ett nytt affärssystem utan att ställa frågan: Kommer det här systemet att kunna dra nytta av AI om tre år?
Svaret hänger på ett enda ord: strukturerad data. AI-verktyg, oavsett om det handlar om automatiserade rapporter, prediktiv analys eller intelligenta arbetsflöden, kräver att datan i systemet är ren, konsekvent och välstrukturerad. Om ni under implementationen skippar datarensning, kör vidare med gamla kontostrukturer eller tolererar dubbletter i kundregistret, lägger ni en dålig grund för allt som kommer efter.
Ett affärssystemsbyte är ert bästa tillfälle att rätta till den strukturen, innan ni digitaliserar vidare. Ta det tillfället.
Läs om hur Visma Net och AI hänger ihop →
Confect har implementerat Visma Net, Severa och HubSpot för hundratals svenska och norska bolag. Vi arbetar med fast pris, tydlig process och go live inom 60 dagar.
Boka ett kostnadsfritt samtal →